Comment gérer les bons de commande dans un restaurant

La réussite d’un établissement de restauration repose sur de nombreux aspects, dont l’un des plus importants est la gestion des bons de commande. Prendre la commande d’une table exige une attention adéquate portée aux clients de la part des serveurs ainsi que de l’efficacité lors de la prise en note des observations pertinentes. Ensuite, la communication avec l’équipe de cuisine doit être rapide et fluide afin d’éviter les malentendus et les retards inutiles. 

Ce mécanisme nécessite un travail approfondi de formation et la mise en place de stratégies de team building qui facilitent les relations entre deux services qui n’entretiennent pas toujours une relation optimale.

Qu’est-ce qu’un bon de commande dans un restaurant ?

Dans un restaurant, le bon de commande n’est pas uniquement une note indiquant les plats choisis par les clients. Pour être utile, il doit être aussi complet que possible, être lisible lorsqu’il est rempli manuellement et préciser toutes les informations pertinentes pour offrir un bon service, notamment :

• Le numéro de la table occupée par les clients
• Les horaires auxquels les plats doivent être servis,
• Les commandes individuelles ou à partager,
• Les intolérances ou allergies,
• La cuisson de la viande,
• Le type d’assaisonnement pour les salades,
• L’accompagnement choisi pour le plat principal,
• Les autres préférences exprimées par les clients.

Comment prendre correctement un bon de commande

L’une des premières formations à proposer à vos employés concerne la prise et la gestion ultérieure des bons de commande au restaurant. À la fin de cette formation, les serveurs connaîtront clairement les aspects fondamentaux du processus :

1. Accorder un délai de courtoisie suffisant pour permettre aux clients de choisir sans que l’attente soit trop longue.
2. Indiquer le numéro de table, le nom du serveur qui prend la commande et la date, afin d’éviter toute confusion.
3. Noter le nombre de convives, ce qui est très utile pour servir les amuse-bouches offerts et préparer les changements de couverts.
4. Attribuer un numéro à chaque convive, de préférence dans le sens inverse des aiguilles d’une montre, et inscrire son choix à côté en établissant une distinction claire entre les entrées et les plats principaux. C’est la meilleure façon d’éviter les désagréments au moment du service, puisqu’il ne sera pas nécessaire de poser de questions.
5. Mettre en évidence le numéro attribué aux enfants, le cas échéant, afin de les servir le plus rapidement possible. Dans ces situations, il n’est pas nécessaire de respecter le rythme du reste de la table.
6. Établir un nouveau bon de commande pour les desserts au moment venu.

Conseils pour améliorer la gestion d’un bon de commande

Prendre la commande n’est que la première étape, car la gestion qui en est faite fera toute la différence. Pour que le service de votre restaurant soit toujours une réussite, il convient de suivre les étapes suivantes :

• Il est recommandé que le carnet utilisé pour prendre les commandes produise trois exemplaires. Ainsi, le serveur conservera l’original et les deux autres exemplaires seront respectivement transmis à la cuisine et à la caisse.
• Lorsqu’un système manuel est utilisé, le serveur notera les éventuelles modifications sur son exemplaire puis les communiquera aux cuisiniers. Pour éviter les erreurs, il le fera à la fois oralement et par écrit sur l’exemplaire destiné à la cuisine. Ensuite, il apportera les modifications sur l’exemplaire de la caisse afin de facturer les plats réellement consommés.
• Au moment des desserts, en cuisine, le premier bon de commande sera remplacé par un nouveau. À la caisse, les deux exemplaires seront placés ensemble afin de procéder à l’encaissement lorsque les clients quitteront l’établissement.

Avantages de l’utilisation de la technologie pour prendre les commandes d’un restaurant

L’arrivée des nouvelles technologies dans les restaurants facilite considérablement la gestion des bons de commande. Les nouveaux TPV, associés à des tablettes ou téléphones mobiles, ont accéléré le processus :

1. Le serveur note la commande sur son appareil.
2. Elle arrive automatiquement au terminal de cuisine, qui imprime la commande pour faciliter le travail.
3. En même temps, la commande est enregistrée à la caisse avec le prix de chaque plat.

Pour tirer le meilleur parti de cette manière de gérer les bons de commande dans un restaurant, il est conseillé d’informer le personnel de certains aspects importants afin qu’il connaisse les procédures et les repères à utiliser dans chaque situation :

• Il faut bien vérifier les touches sur lesquelles on appuie afin de s’assurer que tous les plats sont sélectionnés sans erreur.
• Les serveurs doivent se familiariser avec la manière adéquate d’effectuer des annotations comme la cuisson de la viande, la suppression d’un ingrédient ou le choix d’un accompagnement.
• En cas de modification, il faut l’effectuer le plus rapidement possible et indiquer clairement ce qu’elle remplace.
• Les demandes immédiates, comme un plat supplémentaire, un convive qui arrive plus tard ou une boisson, doivent également être signalées avec le repère correspondant.

L’expérience et les connaissances permettront aux serveurs d’offrir un bon service aux clients. De plus, s’ils se sentent à l’aise et en confiance dans leur tenue de travail, leur satisfaction aura un effet positif sur leur travail. 

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