Wie man Bestellungen in einem Restaurant verwaltet

Der Erfolg eines Gastronomiebetriebs hängt von vielen verschiedenen Aspekten ab. Einer der wichtigsten ist die Verwaltung der Bestellungen. Die Bestellung eines Tisches aufzunehmen, erfordert seitens des Servicepersonals eine angemessene Kundenbetreuung sowie Effizienz beim Notieren der relevanten Anmerkungen. Anschließend muss die Kommunikation mit dem Küchenteam schnell und reibungslos erfolgen, um Missverständnisse und unnötige Verzögerungen zu vermeiden. 

Dieses Zusammenspiel erfordert eine umfassende Schulung und die Umsetzung von Strategien für Teambuilding, die die Beziehung zwischen zwei Abteilungen verbessern, deren Zusammenarbeit nicht immer optimal ist.

Was ist eine Bestellung in einem Restaurant?

Eine Bestellung in einem Restaurant ist nicht lediglich eine Notiz mit den von den Gästen ausgewählten Gerichten. Damit sie nützlich ist, muss sie so vollständig wie möglich und bei manueller Aufnahme leserlich sein sowie alle relevanten Informationen enthalten, die für einen guten Service erforderlich sind, zum Beispiel:

• Die Tischnummer der Gäste
• Die Zeiten, zu denen die Gerichte serviert werden sollen,
• Einzelbestellungen oder Gerichte zum Teilen,
• Unverträglichkeiten oder Allergien,
• Der gewünschte Gargrad des Fleisches,
• Die Art des Dressings für Salate,
• Die gewählte Beilage zum Hauptgericht,
• Weitere Wünsche der Gäste.

Wie man eine Bestellung richtig aufnimmt

Eine der ersten Schulungen, die Sie Ihren Mitarbeitern anbieten sollten, betrifft die Aufnahme und anschließende Verwaltung von Bestellungen im Restaurant. Nach Abschluss der Schulung kennen die Servicekräfte die grundlegenden Aspekte des Prozesses:

1. Den Gästen eine ausreichende angemessene Wartezeit geben, damit sie in Ruhe entscheiden können, ohne dass die Wartezeit zu lang wird.
2. Die Tischnummer, den Namen der Servicekraft, die die Bestellung aufnimmt, und das Datum angeben, um Verwechslungen zu vermeiden.
3. Die Anzahl der Gäste notieren – dies ist besonders hilfreich, um den Willkommensaperitif zu servieren und den Wechsel des Bestecks vorzubereiten.
4. Jedem Gast eine Nummer zuordnen, vorzugsweise gegen den Uhrzeigersinn, und daneben seine Auswahl notieren, wobei ein klarer Unterschied zwischen Vor- und Hauptspeisen festgehalten wird. So lassen sich Unannehmlichkeiten beim Servieren am besten vermeiden, da keine Rückfragen erforderlich sind.
5. Die Nummer der Kinder hervorheben, falls vorhanden, damit sie möglichst schnell bedient werden. In diesen Fällen müssen die Zeiten der übrigen Gäste am Tisch nicht eingehalten werden.
6. Zum entsprechenden Zeitpunkt eine neue Bestellung für die Desserts aufnehmen.

Tipps zur besseren Bearbeitung einer Bestellung

Die Bestellung aufzunehmen ist nur der erste Schritt, denn die Verwaltung der Bestellung macht den entscheidenden Unterschied. Damit der Service in Ihrem Restaurant stets erfolgreich ist, sollten die folgenden Schritte beachtet werden:

• Es empfiehlt sich, dass der zum Aufnehmen der Bestellung verwendete Notizblock drei Kopien erstellt. So behält die Servicekraft das Original, während die beiden anderen Kopien in die Küche beziehungsweise an die Kasse gebracht werden.
• Bei einem manuellen System notiert die Servicekraft mögliche Änderungen auf ihrer Kopie und teilt sie anschließend dem Küchenteam mit. Um Fehler zu vermeiden, geschieht dies sowohl mündlich als auch schriftlich auf der Küchenkopie. Danach werden die Änderungen auf der Kassenkopie vorgenommen, damit die tatsächlich verzehrten Gerichte abgerechnet werden können.
• Wenn die Desserts bestellt werden, wird in der Küche die erste Bestellung durch eine neue ersetzt. An der Kasse werden beide Kopien abgelegt, um die Rechnung zu erstellen, wenn die Gäste das Lokal verlassen.

Vorteile des Einsatzes von Technologie zur Aufnahme von Restaurantbestellungen

Der Einzug der neuen Technologien in Restaurants erleichtert die Verwaltung von Bestellungen erheblich. Die neuen Kassensysteme in Verbindung mit Tablets oder Mobiltelefonen haben den Prozess beschleunigt:

1. Die Servicekraft nimmt die Bestellung auf ihrem Gerät auf.
2. Sie wird automatisch an das Küchenterminal übermittelt, das die Bestellung ausdruckt und so die Arbeit erleichtert.
3. Gleichzeitig wird der Auftrag mit dem Preis jedes Gerichts an der Kasse erfasst.

Um diese Art der Bestellverwaltung in einem Restaurant optimal zu nutzen, sollten die Mitarbeiter über einige wichtige Aspekte informiert werden, damit sie die Verfahren und Kennzeichnungen kennen, die in jedem Fall verwendet werden müssen:

• Es ist wichtig, genau auf die Tasten zu achten, die gedrückt werden, um sicherzustellen, dass alle Gerichte fehlerfrei ausgewählt werden.
• Die Servicekräfte müssen sich mit der richtigen Art der Notizaufnahme vertraut machen, etwa beim Gargrad des Fleisches, beim Weglassen einer Zutat oder bei der Auswahl einer Beilage.
• Änderungen müssen so schnell wie möglich vorgenommen und eindeutig angegeben werden, wodurch sie ersetzt werden.
• Sofortige Anfragen, etwa ein zusätzliches Gericht, ein Gast, der später dazukommt, oder ein Getränk, müssen ebenfalls gekennzeichnet werden – mit der entsprechenden Kennzeichnung.

Erfahrung und Wissen sorgen dafür, dass die Servicekräfte den Gästen einen guten Service bieten. Wenn sie sich außerdem in ihrer Arbeitskleidung wohl und sicher fühlen, wirkt sich ihre Zufriedenheit positiv auf ihre Arbeit aus. 

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